手書き手帳やPDAのスケジュール管理が長続きしなくて苦労していましたが、やっと長続きできるスケジュール管理の方法を手に入れました。それが携帯電話でスケジュール管理する方法です。
スケジュール管理は人により重視する部分が違います。ここでは私が日常で使っているスケジュール機能のポイントを整理しました。私は仕事上「訪問」「納品」「アフター」「会議」「連絡」「資料整理」などの業務を中心に、それらを「忘れない」事を重視したスケジュール管理をしています。
ここでの内容は幅広く他業種の人でも応用できるので、スケジュール管理で苦労している方は参考にしてみてください。ちなみに私が使用していのはauのw61caです。
基本はすぐ打ち込み記録させる
携帯電話でもスケジュール管理の基本は他の方法と同じく「すぐ打ち込む」事です。「あとで」と思っていると必ず忘れますから。なので会社内の連絡、電話、メモなど用件を聞いたらすぐに打ち込む習慣を身に付けるようにしました。最初は忘れがちになりますが、半月もしないうちに体に馴染みました。なんと言っても簡単に入力できるのが魅力です。
スケジュール表とタスクリストを使いわける
日時が確実もしくは確定している内容はスケジュールとしてすぐに登録します。打ち込むのは「内容と時間とアラーム設定」を打ち込みます。アラームは5分前から60分前まで5分刻みで設定できるようになっています。
それ以外の内容はタスクリストに打ち込みます。タスクリストは備忘録のつもりで活用していますから、なんでも打ち込んでおきます。少し工夫している点として内容の前に必ず日時を打ち込んでおきます。こうする事でいつ聞いた内容か分かるようにしています。
ちなみにスケジュールの登録件数は300件、タスクリストは100件登録できます。登録件数は機種によって違いがあるようなので購入前あき機種変更の前に確認しておきましょう。
1件たったの10秒で打ち込み
スケジュールを素早く打ち込むに事前の準備をしておきます。スケジュールやタスクリストは通常メニューから機能選択して呼び出すようになっていますが、これでは毎回呼び出すのに時間がかかってしまします。そこで「ショートカットの設定」をしておきます。この設定をしておけば待ち受け画面からキー操作2回でスケジュールやタスクリストを呼び出せます。
ちなみに通話中でもスケジュールを確認する事ができます。カレンダー表示は1ヶ月、2ヶ月、半年表示と設定できますが、実用的なのは2ヶ月表示までです。
次によく使う単語の登録。通常は予測変換と学習機能でよく使う言葉の打ち込みは早くなっていきますが、専門的な用語などは登録しておきます。私の場合は「納品」「工事」「修理」などの単語をよく利用するのでこれらの単語を登録したり、それ以外に業界でよく使う専門用語を登録しています。
こうすればキー操作「1回」でこれらの単語を呼びし打ち込む事ができます。今では1件のスケジュールを10秒程度で打ち込めるようになりました。基本的にこれだけの準備をしておけば、あとは同じような事の繰り返しになりますので自然に慣れてきます。
携帯サイトやメールを使う方法
私は携帯電話のスケジュール機能を利用していますが、この方法以外にもメール送信する事でスケジュール管理してくれるサービスやPCと連動し情報共有しながら管理する方法もあるようです。自分の性格や仕事の内容に合った方法を試してみてください。
購入前に取扱説明書で機能の詳細を調べる
最近の携帯電話契約は2年継続利用などの規制があります。機種変更時は良く機能内容を調べてる事が大事です。スケジュールの登録件数や文字入力変換機能などに差があったりしますので、携帯電話各社の「取扱説明書」で事前に機能内容を調べておきましょう。
ＮＴＴドコモ
http://www.nttdocomo.co.jp/support/trouble/manual/download/
ａｕ
http://www.au.kddi.com/torisetsu/
ソフトバンク
https://mb.softbank.jp/scripts/japanese/mysoftbank/crm/online_manual/index.jsp